A continuación, te compartimos algunas claves para mejorar las practicas contables, cuentes o no con un contador de planta, es importante tener en cuenta estos elementos en tu empresa.
1. Clasificación de gastos
Se trata de tener un detalle más exhaustivo de los gastos realizados, para así mejorar su control y su gestión. Así, en una empresa con un elevado número de trabajadores en movilidad, la contabilidad financiera (la única de obligado cumplimiento), nos dirá cuánto se gastan los empleados en viajes de empresa, en general. Como mucho, podrá especificar cuánto en alojamiento, cuánto en transporte, etc. Pero la contabilidad de costes va más allá y permite detallar mucho más el tipo de gastos en particular: cuánto en taxi, en transporte público, en kilometraje con coche particular… Todo un abanico de detalles contables que se escaparían sin este tipo de seguimiento, por lo que es recomendable implementar una clasificación de gastos dentro de la estrategia de tu empresa.
2. Detección de gastos contables
En esta línea, y citando el hipotético ejemplo, se podría dar el caso de que la partida de taxis resultase en exceso elevada, gracias a lo cual la empresa podría estudiar nuevas decisiones a tomar, como por ejemplo tratar de negociar una tarifa fija con la compañía de taxis más utilizada, potenciar el uso del transporte público para desplazamientos de negocios, invertir en la compra de vehículos de empresa -como pueden ser coche o motocicletas para desplazamientos urbanos-, o incluso proveer a los trabajadores de bicicletas. Y es que con información detallada y actualizada se pueden adaptar las decisiones a las circunstancias más actuales, a las políticas de empresa y a las necesidades de sus trabajadores. Es importante, enfocar la contabilidad a la detección de gastos contables innecesarios para poder aumentar la capacidad de toma de decisiones y el control sobre las acciones que llevas a cabo.
3. Mayor control presupuestario
teniendo en cuenta tus gastos, la clasificación a la que perteneces, sin son sujetos de facturación o reducciones, tendrás un mejor control y cumplimiento de tu presupuesto. La ejecución presupuestaria puede seguirse al detalle para detectar problemas, desviaciones, malas prácticas o gastos no esperados, siempre con el objetivo de tener un control pleno del uso que se hacen de los recursos económicos de la compañía. Así, y continuando con el ejemplo anterior, en el caso de un aumento del gasto en desplazamiento de los trabajadores, será mucho más fácil detectar el origen: si es que aumentan las tarifas de los taxis, sube el precio de la gasolina, etc. Por eso mismo, resulta indispensable contar con herramientas que permitan la detección de estas desviaciones contables para poder ajustar el presupuesto actual (pero especialmente los posteriores) en base al la información que comenzaste a recopilar.
Recuerda que administrar una empresa, y llevarla por un camino de finanzas saludables, no es cosa simple, por eso es importante ayudarte de especialistas, en materia fiscal y contable.
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